Funkcja umów personalizowanych jest funkcją zaawansowaną i wymaga dodatkowej konfiguracji – dużo prostszym rozwiązaniem będzie często posłużenie się regulaminem zajęć, o czym możesz przeczytać w tym artykule.
Jeśli jednak musisz zawierać z klientami umowy wskazujące ich dane personalne, możesz usprawnić ten proces przy pomocy ActiveNow, o czym przeczytasz poniżej.
Dodawanie szablonu umowy
W zakładce Ustawienia – Zarządzanie dokumentami znajdziesz sekcję Inne dokumenty, w której będzie możliwość dodania nowego szablonu dokumentu.
W kreatorze szablonu możesz przygotować treść umowy i dodać do tekstu dane uczestnika klikając je w menu po lewej – w tekście pojawią się one zmienne w postaci np. {{RODZIC}}.
Do tekstu możesz wstawić następujące dane:
- Imię i nazwisko uczestnika
- Imię i nazwisko rodzica
- Data urodzenia uczestnika
- PESEL uczestnika (jeżeli w systemie utworzone jest tylko jedno pole własne PESEL).
- Numer telefonu klienta
- E-mail klienta
- Ulica (adres) klienta
- Miasto klienta
- Kod pocztowy klienta
- Nazwa firmy klienta
- NIP klienta
- Data wysyłki dokumentu
Przy wysyłce umowy do uczestnika zmienne zostaną podmienione na odpowiadające im dane w systemie (np. imię uczestnika albo jego numer telefonu). Tekst możesz też dowolnie formatować korzystając z paska u góry kreatora szablonu.
Po zapisaniu szablonu będziesz miał możliwość jego Podglądu. Szablon możesz również edytować lub usunąć – akcje edycji lub usunięcia nie wpływają na pliki wysłane wcześniej do uczestników (nie zmienią ich treści oraz ich nie usuną).
Wysłanie umowy do uczestnika
Aby wysłać umowę do uczestnika, wejdź na jego profil i wybierz Działania na uczestniku – Wyślij dokument. W okienku, które się pojawi, wybierz, że chcesz wysłać do uczestnika umowę. Następnie w kolejnym oknie wybierz szablon dokumentu, dopisz ewentualne dodatkowe informacje i wyślij umowę do uczestnika. Wysłanie umowy nie będzie możliwe, jeśli uczestnikowi brakuje danych, które wymagane są przez umowę (np. nie ma uzupełnionego adresu).
Zawarcie umowy przez uczestnika
Po wysłaniu umowy do uczestnika otrzyma on wiadomość e-mail, w której znajdzie umowę w załączniku jako plik PDF. W wiadomości e-mail ponadto dostępny będzie przycisk Zawieram umowę, przy pomocy którego uczestnik może zawrzeć umowę ze szkołą.
Po kliknięciu przez uczestnika przycisku szkoła otrzyma powiadomienie o tym, że uczestnik zawarł umowę.
Podgląd umów uczestnika
Jeśli chcesz sprawdzić, jakie umowy zostały do uczestnika wysłane lub przez niego zawarte, wejdź na jego profil i przejdź do zakładki Umowy uczestnika. Swoje umowy uczestnik znajdzie ponadto w Panelu Klienta w zakładce Moje dane. Z tego miejsca będzie można również taką umowę pobrać.
Zbiorczo możesz ujawnić zawarte przez uczestników umowy wchodząc na listę Uczestnicy i wybierając w prawym górnym rogu opcję Pokaż inne pola. Po zaznaczeniu wiersza Umowy uczestnika i zatwierdzeniu zmiany, zobaczysz na liście uczestników nową kolumnę z pięcioma ostatnio zawartymi przez uczestnika umowami.
KEYWORDS: #umowa #umowy #umowę #umowe #formalność #formalności #dokument #dokumenty #zawarcie #zawrzeć #zawieram #kreator #szablon #dokumentu #wysyłka #do #klienta #klient #klientami #z #klientem