Zapisy i organizacja obozów i półkolonii

ActiveNow to nie tylko zarządzanie zajęciami i kursami. Z nami zdobędziesz także nowych klientów na obozy i półkolonie oraz łatwo nimi zarządzisz.

Zarządzanie obozami i półkoloniami

Jeżeli chcesz wprowadzić funkcję obozów i półkolonii, konieczne jest odblokowanie jej w systemie. Jak to zrobić?

Wejdź w zakładkę Ustawienia– Ogólne. Następnie zjedź w dół do okienka Dodatkowe funkcjonalności. Przesuń suwak przy funkcji Obozy i półkolonie.

Sekcja Dodatkowe funkcjonalności z suwakiem Obozy i półkolonie włączonym na TAK

Aby utworzyć nowy obóz lub półkolonie, kliknij zakładkę Obozy i półkolonie i wybierz opcję Dodaj.

Oprócz danych ogólnych o obozie istnieje możliwość sprecyzowania, w jaki sposób klienci płacą za niego.

W sekcji Cena wpisać możesz:

• Zaliczkę: tutaj określasz stałą wysokość zaliczki, która zostanie naliczona w momencie zapisania się uczestnika na obóz.

• Płatność: możesz ustalić dowolną ilość rat wraz z datami datami, w których ma być naliczone obciążenie.

Sekcja Cena w formularzu tworzenia obozu z polami Zaliczka i Płatność ratalna

Zapisy na obozy i półkolonie

Dzięki ActiveNow możesz umieścić na swojej stronie internetowej formularz zapisu na obóz lub półkolonie. Skonfigurujesz go w Ustawienia → Zapisy — kliknij Edytuj przy formularzu Obozy i półkolonie.

Formularz zapisu na obóz w Ustawieniach – Zapisy online z opcją Zamieść na stronie

Po skonfigurowaniu kliknij Zamieść na stronie, skopiuj kod osadzenia i wklej go na swojej stronie.

Jakie dane ma uzupełnić klient przy zapisie?

W zakładce Dane klienta określasz, które informacje klient będzie mógł podać przy zapisie (kolumna Widoczne) i które są obowiązkowe (kolumna Wymagane). Kolejność pól możesz zmieniać, przeciągając je za trzy paski po lewej stronie.

Konfiguracja pól danych klienta z kolumnami Widoczne i Wymagane

Jeśli potrzebujesz dodatkowych pól, dodaj je w sekcji własnych pól formularza.

Jakie informacje o obozie wyświetlić klientowi?

W sekcji Wyświetlane informacje decydujesz, które szczegóły obozu będą widoczne w podsumowaniu zapisu. Odznaczenie pola spowoduje, że dana informacja nie pojawi się w formularzu. Kolejność wyświetlanych pól możesz zmieniać tak samo jak w sekcji danych klienta.

Sekcja Wyświetlane informacje klientowi w edycji obozu — pola widoczne dla uczestnika podczas zapisu

Regulaminy i zgody

Do formularza możesz dodać obowiązkowe checkboxy z regulaminem, zgodą na wizerunek czy polityką prywatności — klient nie ukończy zapisu bez ich zaakceptowania. Więcej informacji znajdziesz w artykule Zarządzanie regulaminami i zgodami.

Komunikacja e-mail po zapisie

Na każdym etapie procesu zapisu klient otrzymuje automatyczny e-mail. W sekcji Komunikacja e-mail możesz dostosować treść każdej z wiadomości, żeby była dopasowana do Twojego stylu komunikacji:

• Przyjęcie zgłoszenia — wysyłane po przesłaniu formularza. Zawiera szczegóły wybranych zajęć, potwierdzenie złożenia zapisu i zaakceptowane dokumenty.

Jeśli chcesz, żeby klienci po zatwierdzeniu zapisu automatycznie otrzymali zaproszenie do Panelu Klienta, zaznacz opcję Automatyczne zaproszenie do Panelu Klienta.

Konfiguracja komunikacji e-mail po zapisie z opcjami edycji wiadomości

Przy włączonych płatnościach online będziesz miał opcję do skonfigurowania dwóch automatycznych maili:

• Potwierdzenie zapisu i płatności - wysyłane po opłaceniu zapisu online.

• Przypomnienie o zgłoszeniu - wysyłane jeśli uczestnik nie opłaci zapisu w ciągu 10 minut od wypełnienia formularza.

Płatność przy zapisach

Opcja płatności przy zapisach dostępna jest dopiero po wdrożeniu płatności online.

Możesz poprosić klientów o zapłatę już przy zapisie — dzięki temu masz pewność, że się pojawią.

Opłatę możesz pobrać na dwa sposoby:

• Opłata za zajęcia — klient płaci tyle, ile wynosi pierwsza płatność w danym obozie (zaliczka lub pierwsza rata).

• Stała wysokość przedpłaty — klient zawsze płaci tę samą kwotę, niezależnie od wybranego obozu, np. jako opłatę rezerwacyjną.

Konfiguracja płatności przy zapisach online z opcją stałej przedpłaty

Podgląd formularza

Przed udostępnieniem formularza klientom warto sprawdzić, jak wygląda w praktyce. Kliknij Podgląd w Ustawienia → Zapisy, wypełnij testowy zapis i upewnij się, że wszystko działa poprawnie.

Oczekujące zapisy

Po przesłaniu formularza przez klienta wszystkie jego dane — imię, nazwisko, numer kontaktowy, adres e-mail, wybrany obóz — automatycznie trafiają do ActiveNow. Możesz je przejrzeć i potwierdzić lub odrzucić zapis w zakładce Oczekujące zapisy.