Zapisy i organizacja wydarzeń

Organizujesz Dzień Otwarty, warsztaty, zawody albo inne jednorazowe wydarzenie? W ActiveNow możesz je zaplanować, zebrać zapisy online i zarządzać listą uczestników — wszystko w jednym miejscu.

Jak włączyć funkcję wydarzeń

Jeśli sekcja Wydarzenia nie jest widoczna w Twoim panelu, włącz ją najpierw w ustawieniach:

1. Przejdź do Ustawienia → Twoja oferta.

2. Przesuń suwak przy opcji Wydarzenia (warsztaty, dni otwarte, zawody itp) na Tak.

3. Odśwież stronę — w menu po lewej pojawi się sekcja Wydarzenia.

Sekcja Dodatkowe funkcjonalności z suwakiem Wydarzenia włączonym na Tak

Jak utworzyć nowe wydarzenie

1. Przejdź do zakładki Kalendarz, wybierz termin i kliknij Nowe wydarzenie.

2. Uzupełnij dane: nazwę, liczbę miejsc, miejsce, harmonogram i listę uczestników.

3. Zdecyduj, czy wydarzenie ma być zamknięte (sam dodajesz konkretnych uczestników, bez możliwości zapisów z zewnątrz) czy otwarte (uczestnicy mogą zapisać się samodzielnie przez formularz na Twojej stronie).

4. Kliknij Zapisz.

Formularz tworzenia nowego wydarzenia z polami nazwa, liczba miejsc, miejsce i harmonogram

Informacje do zapisów

Przy tworzeniu wydarzenia możesz uzupełnić pole Informacje do zapisów — to miejsce na treści ważne dla uczestnika, np. program wydarzenia, co ze sobą zabrać albo plakat promujący wydarzenie. Informacje te wyświetlają się uczestnikom w trakcie zapisu i trafiają do nich w e-mailu potwierdzającym.

Jak masowo dodać uczestników do wydarzenia

Jeśli chcesz zaprosić na wydarzenie wybranych klientów z listy uczestników:

1. Przejdź do zakładki Uczestnicy.

2. Zaznacz osoby, które chcesz dodać.

3. Kliknij Zapisz na wydarzenie w menu akcji zbiorczych.

Jak skonfigurować formularz zapisów online

Formularz zapisów online na wydarzenie skonfigurujesz w Ustawienia → Zapisy — kliknij Edytuj przy formularzu Formularze zapisu na wydarzenia.

Sekcja Formularze zapisu na wydarzenia w Ustawieniach – Zapisy online

Po skonfigurowaniu kliknij Zamieść na stronie, skopiuj kod osadzenia i wklej go na swojej stronie.

Jakie dane ma uzupełnić klient przy zapisie?

W zakładce Dane klienta określasz, które informacje klient będzie mógł podać przy zapisie (kolumna Widoczne) i które są obowiązkowe (kolumna Wymagane). Kolejność pól możesz zmieniać, przeciągając je za trzy paski po lewej stronie.

Konfiguracja pól danych klienta z kolumnami Widoczne i Wymagane

Jeśli potrzebujesz dodatkowych pól, dodaj je w sekcji własnych pól formularza.

Jakie informacje o wydarzeniu wyświetlić klientowi?

W sekcji Wyświetlane informacje decydujesz, które szczegóły wydarzenia będą widoczne w podsumowaniu zapisu. Odznaczenie pola spowoduje, że dana informacja nie pojawi się w formularzu. Kolejność wyświetlanych pól możesz zmieniać tak samo jak w sekcji danych klienta.

Konfiguracja wyświetlanych informacji o wydarzeniu w formularzu zapisu

Regulaminy i zgody

Do formularza możesz dodać obowiązkowe checkboxy z regulaminem, zgodą na wizerunek czy polityką prywatności — klient nie ukończy zapisu bez ich zaakceptowania. Więcej informacji znajdziesz w artykule Zarządzanie regulaminami i zgodami.

Komunikacja e-mail po zapisie

Na każdym etapie procesu zapisu klient otrzymuje automatyczny e-mail. W sekcji Komunikacja e-mail możesz dostosować treść każdej z wiadomości, żeby była dopasowana do Twojego stylu komunikacji:

• Przyjęcie zgłoszenia — wysyłane po przesłaniu formularza. Zawiera szczegóły wybranych zajęć, potwierdzenie złożenia zapisu i zaakceptowane dokumenty.

Jeśli chcesz, żeby klienci po zatwierdzeniu zapisu automatycznie otrzymali zaproszenie do Panelu Klienta, zaznacz opcję Automatyczne zaproszenie do Panelu Klienta.

Konfiguracja komunikacji e-mail po zapisie z opcjami edycji wiadomości

Przy włączonych płatnościach online będziesz miał opcję do skonfigurowania dwóch automatycznych maili:

• Potwierdzenie zapisu i płatności - wysyłane po opłaceniu zapisu online

• Przypomnienie o zgłoszeniu - wysyłane jeśli uczestnik nie opłaci zapisu w ciągu 10 minut od wypełnienia formularza

Płatność przy zapisach

Opcja płatności przy zapisach dostępna jest dopiero po wdrożeniu płatności online.

Możesz poprosić klientów o zapłatę już przy zapisie — dzięki temu masz pewność, że się pojawią.

Opłatę możesz pobrać na dwa sposoby:

• Opłata za zajęcia — klient płaci tyle, ile wynosi pierwsza płatność za dane wydarzenie.

• Stała wysokość przedpłaty — klient zawsze płaci tę samą kwotę, niezależnie od wybranego wydarzenia, np. jako opłatę rezerwacyjną.

Konfiguracja płatności przy zapisach online z opcją stałej przedpłaty

Podgląd formularza

Przed udostępnieniem formularza klientom warto sprawdzić, jak wygląda w praktyce. Kliknij Podgląd w Ustawienia → Zapisy, wypełnij testowy zapis i upewnij się, że wszystko działa poprawnie.

Jak zarządzać listą zapisanych uczestników

Kiedy ktoś zapisze się przez formularz online, trafi do sekcji Niepotwierdzeni uczestnicy w widoku danego wydarzenia. Możesz tam zaakceptować lub odrzucić każdą osobę — ActiveNow wyśle jej automatycznie odpowiednią wiadomość e-mail.

Zaakceptowani uczestnicy pojawią się również na liście klientów szkoły w zakładce Uczestnicy.

Chcesz zbierać zapisy na listę rezerwową w wydarzeniach? Skontaktuj się z nami pod adresem [e-mail] — włączymy tę funkcję na Twoim koncie.