Przyjmowanie zapisów na listy rezerwowe

Pełne grupy to najlepszy scenariusz po zakończonych zapisach — pozwalają Ci osiągnąć maksymalne przychody przy stałych kosztach. Dzięki sprawnemu procesowi zapisów możesz wypełnić kursy do ostatniego miejsca.

Wiemy jednak, że zdarzają się rezygnacje uczestników – zmienia się plan zajęć, dziecko traci chęci lub pojawiają się inne zobowiązania. W takich sytuacjach liczy się czas — chcesz jak najszybciej znaleźć osobę, która zajmie wolne miejsce.

Jak działa lista rezerwowa?

Rodzic może zapisać się do pełnej grupy w tabeli zapisowej. Taki zapis trafia na listę rezerwową i oczekuje na zwolnienie miejsca w kursie.

Gdy któryś z uczestników zrezygnuje, możesz wypisać go z kursu, a następnie zaakceptować kolejną osobę z listy rezerwowej. Dzięki temu zachowujesz pełne grupy i nie tracisz przychodu.

Jak włączyć listę rezerwową w kursie?

To od Ciebie zależy, czy w danym kursie chcesz umożliwić zapisy na listę rezerwową.

Możesz to zrobić z zakładki Kursy w prosty sposób:

• Upewnij się, że masz widoczną kolumnę Lista rezerwowa.

• W kolumnie Lista rezerwowa przesuń suwak przy kursie na tak, aby aktywować możliwość zapisów.

Gotowe! Uczestnicy będą mogli zapisać się na listę, gdy kurs się wypełni.

Jak wygląda kurs z aktywną listą rezerwową?

Jeżeli kurs jest pełny, ale zapisy na listę rezerwową są włączone, kurs nadal wyświetli się w tabeli zapisowej.

Przy jego nazwie pojawi się dopisek (Lista rezerwowa).

Dzięki temu potencjalni uczestnicy wiedzą, że mogą się zapisać, aby czekać na wolne miejsce, zamiast całkowicie rezygnować z kursu.

Co widzi uczestnik po zapisie?

Po wypełnieniu formularza rodzic zobaczy komunikat informujący, że zapisał się na listę rezerwową.

Komunikat potwierdzający zapis na listę rezerwową widoczny dla uczestnika po wypełnieniu formularza

Dodatkowo otrzyma wiadomość e-mail potwierdzającą zapis.

E-mail potwierdzający zapis na listę rezerwową wysłany do uczestnika

Powiadomienie dla szkoły

Kiedy uczestnik zapisze się na listę rezerwową, w ActiveNow pojawi się powiadomienie, które po kliknięciu przekieruje Cię bezpośrednio do danego kursu.

Powiadomienie w ActiveNow o nowym zapisie na listę rezerwową

Akceptowanie i odrzucanie zapisów z listy rezerwowej

Listę rezerwową znajdziesz w szczegółach kursu, na samym dole strony.

Z tego widoku możesz:

• zaakceptować uczestnika, który ma dołączyć do grupy,

• odrzucić zapis, jeśli nie planujesz przyjąć kolejnych osób.

Podczas akceptacji lub odrzucenia możesz wybrać, czy chcesz:

• wysłać z potwierdzeniem – wtedy uczestnik dostanie maila o Twojej decyzji,

• nie wysyłać potwierdzenia – uczestnik nie otrzyma wiadomości mailowej.

Po akceptacji uczestnik zostanie automatycznie dodany do kursu, a system — w zależności od wybranej opcji — wyśle lub nie wyśle wiadomości e-mail.

Jak sprawdzić liczbę zapisów na listę rezerwową?

W zakładce Kursy możesz włączyć kolumnę Zapisy na listę rezerwową, w której zobaczysz liczbę osób zapisanych na listę w każdym kursie.