Zbieranie zapisów na kursy grupowe

Zapisy na kursy grupowe w ActiveNow zbierasz za pomocą tabelki rejestracyjnej. Klient widzi dostępne zajęcia w przejrzystej tabeli, wybiera interesującą go ofertę, wypełnia dane i akceptuje zgody — wszystkie zapisy automatycznie trafiają do systemu.

Konfiguracja tabelki

Aby skonfigurować tabelkę, przejdź do Ustawienia → Zapisy i kliknij Edytuj.

Zakładka Zapisy online w ustawieniach z przyciskiem Edytuj przy tabelce rejestracyjnej

Wyświetlane informacje

W sekcji Wyświetlane informacje decydujesz, które szczegóły kursu będą widoczne dla klienta w podsumowaniu zapisu. Od wybranych pól zależą też filtry widoczne w górnej części tabelki — jeśli np. nie chcesz pokazywać filtra poziomu, wystarczy odznaczyć to pole. Tutaj też określasz, które kolumny mają być widoczne w samej tabeli.

Każdy filtr obsługuje wielokrotny wybór — klient może zaznaczyć kilka wartości jednocześnie, np. poziom średnio zaawansowany i zaawansowany, żeby przeglądać wszystkie kursy, które go interesują, na raz.

Jeśli prowadzisz kursy dla dzieci i dorosłych, w tabelce automatycznie pojawi się filtr Wiek. Filtr jest sterowany centralnie przez system — nie możesz go wyłączyć w sekcji Wyświetlane informacje. Pojawia się tylko wtedy, gdy masz jednocześnie co najmniej jeden kurs dla dzieci i jeden dla dorosłych (lub mieszany).

Konfiguracja wyświetlanych informacji i kolumn tabelki rejestracyjnej

Informacje do zapisów

Przy tworzeniu kursu możesz uzupełnić pole Informacje do zapisów — to miejsce na treści ważne dla uczestnika w kontekście danego kursu: listę wymagań wstępnych, rzeczy do zabrania na zajęcia, a nawet plakat promujący kurs. Informacje te wyświetlają się uczestnikom w trakcie zapisu i trafiają do nich w e-mailu potwierdzającym.

Dane uzupełniane przez klienta

W sekcji Dane klienta zarządzasz polami, które klient wypełnia przy składaniu zapisu. Każde pole możesz oznaczyć jako:

• widoczne — pole pojawi się w formularzu, ale klient nie musi go wypełnić

• wymagane — klient nie ukończy zapisu bez uzupełnienia tego pola

Pola rodzica w formularzu kursów grupowych są sterowane automatycznie na podstawie grupy wiekowej kursu — nie przez ustawienia w tej sekcji. Jeśli uczestnik zapisuje się na kurs dla dzieci, pola rodzica są wymagane; na kurs dla dorosłych — ukryte; na kurs mieszany — pojawia się checkbox Zapisuję dziecko, który pokazuje lub ukrywa pola rodzica. Ręczna konfiguracja widoczności pól rodzica dotyczy wyłącznie formularzy innych niż kurs grupowy (np. obozy, wydarzenia).

Konfiguracja pól danych klienta z kolumnami Widoczne i Wymagane

Regulaminy i zgody

Do formularza możesz dodać obowiązkowe checkboxy z regulaminem, zgodą na wizerunek czy polityką prywatności — klient nie ukończy zapisu bez ich zaakceptowania. Więcej informacji znajdziesz w artykule Zarządzanie regulaminami i zgodami.

Konfiguracja regulaminów i zgód w formularzu tabelki rejestracyjnej

Kody rabatowe

Jeśli oferujesz klientom zniżki przy zapisie, możesz dodać kody rabatowe do formularza. Więcej informacji znajdziesz w artykule Kody rabatowe.

Konfiguracja kodów rabatowych w formularzu tabelki rejestracyjnej

Płatności online

Opcja płatności przy zapisach dostępna jest dopiero po wdrożeniu płatności online.

Możesz poprosić klientów o zapłatę już przy zapisie — dzięki temu masz pewność, że się pojawią. Po dokonaniu płatności klient zostaje automatycznie dopisany do kursu bez konieczności ręcznego zatwierdzania.

Opłatę możesz pobrać na dwa sposoby:

• Opłata za zajęcia — klient płaci tyle, ile wynosi pierwsza płatność w danej grupie (w zależności od sposobu rozliczania może to być cena jednych zajęć, opłata miesięczna, rata lub pełna opłata).

• Stała wysokość przedpłaty — klient zawsze płaci tę samą kwotę, niezależnie od wybranego kursu, np. jako opłatę rezerwacyjną.

Konfiguracja płatności online przy zapisach z opcją stałej przedpłaty

Komunikacja e-mail po zapisie

Na każdym etapie procesu zapisu klient otrzymuje automatyczny e-mail. W sekcji Komunikacja e-mail możesz dostosować treść każdej z wiadomości, żeby była dopasowana do Twojego stylu komunikacji:

• Przyjęcie zgłoszenia — wysyłane po przesłaniu formularza. Zawiera szczegóły wybranych zajęć, potwierdzenie złożenia zapisu i zaakceptowane dokumenty.

Jeśli chcesz, żeby klienci po zatwierdzeniu zapisu automatycznie otrzymali zaproszenie do Panelu Klienta, zaznacz opcję Automatyczne zaproszenie do Panelu Klienta.

Konfiguracja komunikacji e-mail z opcjami edycji wiadomości i automatycznego zaproszenia

Przy włączonych płatnościach online będziesz miał opcję do skonfigurowania dwóch automatycznych maili:

• Potwierdzenie zapisu i płatności - wysyłane po opłaceniu zapisu online

• Przypomnienie o zgłoszeniu - wysyłane jeśli uczestnik nie opłaci zapisu w ciągu 10 minut od wypełnienia formularza

Podgląd tabelki

Przed udostępnieniem tabelki klientom warto sprawdzić, jak wygląda w praktyce. Kliknij Podgląd w Ustawienia → Zapisy, złóż testowy zapis i upewnij się, że wszystko działa poprawnie.

Podgląd tabelki rejestracyjnej z perspektywy klienta

Oczekujące zapisy

Po przesłaniu formularza przez klienta wszystkie jego dane — imię, nazwisko, numer kontaktowy, adres e-mail, wybrany kurs — automatycznie trafiają do ActiveNow. Możesz je przejrzeć i potwierdzić lub odrzucić zapis w zakładce Zadania.

Jak zamieścić tabelkę na stronie internetowej?

W tej samej zakładce Ustawienia → Zapisy znajdziesz przycisk Zamieść na stronie. Po kliknięciu wyświetli się kod HTML — skopiuj go i wklej w odpowiednie miejsce na swojej stronie. Jeśli korzystasz z WordPressa lub Wixa, mamy szczegółowe instrukcje dla każdej z tych platform: WordPress i Wix.

W oknie Zamieść na stronie możesz też rozwinąć sekcję Wygeneruj kod formularza z przefiltrowanymi zajęciami, żeby osadzić tabelkę pokazującą tylko kursy z wybranej lokalizacji, poziomu lub — jeśli prowadzisz zajęcia dla dzieci i dorosłych — z wybranej grupy wiekowej. Więcej o filtrowaniu i blokowaniu tabelki po grupie wiekowej przeczytasz w artykule Osadzanie formularza zapisów dla wybranej lokalizacji, poziomu lub grupy wiekowej.

Tabelka automatycznie dostosowuje się do wyglądu Twojej strony. Jeśli chcesz wprowadzić dalsze zmiany wizualne (kolory, czcionki, treść), możesz to zrobić przy użyciu styli CSS — skontaktuj się ze swoim informatykiem w tym zakresie.

Nie masz strony internetowej? Możemy przygotować dla Ciebie link do podstrony zapisowej z Twoją tabelką, który możesz udostępniać w mediach społecznościowych lub wysyłać zainteresowanym klientom. Odezwij się do nas na czacie, mailowo lub telefonicznie.