Akceptacja regulaminów podczas zapisów

Chcesz uprościć proces akceptacji regulaminów i zgód przez klientów, oszczędzając czas i eliminując papierowe formalności? Dzięki ActiveNow kursanci akceptują regulamin zajęć już podczas zapisywania się na kurs. W tym artykule dowiesz się, jak dodać regulamin do systemu, podmienić go w formularzu, wysłać do akceptacji drogą mailową i sprawdzić zaakceptowane dokumenty klientów.

Jak działają zgody i regulaminy w ActiveNow?

• Wszystkie zgody (obowiązkowe i opcjonalne) znajdziesz w zakładce Ustawienia → Regulaminy i zgody.

• Każda zgoda może mieć podpięty plik PDF, który uczestnik może pobrać podczas uzupełniania formularza zapisowego lub w swoim Panelu Klienta, po zaakceptowaniu zgody.

• Możesz podejrzeć, w których formularzach dana zgoda jest używana i przejść do edycji dokumentu klikając w nazwę formularza w kolumnie Formularze zapisu.

Możesz ukryć niepotrzebne już zgody, za pomocą przycisku archiwizuj, aby nie wyświetlały się podczas podpinania ich do formularzy. Dzięki temu lista zgód pozostanie przejrzysta i łatwa w zarządzaniu.

Ukrycie zgody nie usuwa historycznych akceptacji – wszystkie zaakceptowane zgody są nadal zapisywane w bazie i widoczne na profilu uczestnika oraz w jego Panelu Klienta.

Jak dodać nową zgodę lub regulamin?

Aby dodać regulamin lub zgodę opcjonalną:

1

Przejdź do zakładki Ustawienia → Zapisy.

2

Wybierz formularz i kliknij Edytuj.

3

Rozwiń sekcję Regulaminy i zgody i kliknij Dodaj zgodę.

4

Wybierz jedną z dwóch opcji:

• Dodanie istniejącego dokumentu – wybierz zgodę z rozwijanej listy, kliknij Dodaj zgodę i zapisz formularz.

• Dodanie nowego dokumentu – kliknij Potrzebuję nowej zgody do formularza, a następnie:

  • nadaj nazwę zgody (wewnętrzną – widoczną tylko dla Ciebie),

  • określ, czy zgoda jest obowiązkowa, czy opcjonalna,

  • wpisz treść zgody, którą będzie akceptował klient,

  • załącz plik PDF z dokumentem,

  • kliknij Dodaj zgodę i zapisz formularz.

Uczestnik może pobrać regulamin, klikając treść zgody do akceptacji w formularzu. Otrzyma także plik ze zgodą w załączniku do maila potwierdzającego jego zgłoszenie na zajęcia.

Jak wygląda akceptacja po stronie klienta?

• Podczas zapisu klient musi zaznaczyć checkboxy przy zgodach obowiązkowych – bez ich akceptacji nie przejdzie dalej.

• Zgody opcjonalne może zaakceptować, ale nie musi.

• Jeśli zgoda zawiera plik PDF, klient może go pobrać, klikając w treść zgody w formularzu.

• Po zapisaniu klient otrzymuje e-mail potwierdzający wraz z załączonym dokumentem.

Jak podmienić regulamin lub zgodę w formularzu?

Aby podmienić regulamin lub zgodę z formularza zapisu:

1

Przejdź do zakładki Ustawienia → Zapisy.

2

Edytuj formularz, w którym chcesz podmienić zgodę lub regulamin.

3

Rozwiń sekcję Regulaminy i zgody.

4

Usuń starą zgodę przyciskiem Usuń.

5

Kliknij przycisk Usuń przy regulaminie lub zgodzie, którą chcesz usunąć.

6

Dodaj nową zgodę.

7

Zapisz formularz.

Usunięty regulamin nie zostanie całkowicie usunięty z systemu — będzie nadal dostępny w zakładce Ustawienia → Regulaminy i zgody.

Jak wysłać dokument do akceptacji mailowo?

Jeśli dodajesz kursantów ręcznie, importujesz ich z pliku Excel lub chcesz wysłać dokument do akceptacji kursantom już zapisanym na kursy, możesz zrobić to poza formularzem zapisu:

1

Przejdź do zakładki Uczestnicy.

2

Zaznacz osoby, które mają otrzymać dokument.

3

Kliknij Działania masowe → Wyślij dokument.

4

Wybierz dokument do akceptacji lub dodaj nowy dokument.

5

Po wybraniu dokumentu kliknij przycisk Wyślij.

System automatycznie pominie uczestników bez adresu e-mail lub tych, którzy już zaakceptowali dany dokument.

Możesz także dodać dodatkowe informacje, które zostaną umieszczone w sekcji „Dodatkowe informacje” w wiadomości e-mail.

Treść maila do akceptacji jest wypełniana automatycznie i spełnia wymagania prawne dotyczące akceptacji regulaminu.

Akceptacja regulaminu przez maila

Uczestnik otrzyma e-mail z prośbą o akceptację regulaminu, w którym znajdzie załączony dokument w formacie PDF, dzięki czemu może go pobrać i dokładnie zapoznać się z treścią.

Sprawdzanie statusu regulaminów

Po zaakceptowaniu regulaminu przez klienta otrzymasz powiadomienie w Centrum Powiadomień.

Aby łatwo sprawdzić, którzy uczestnicy zaakceptowali regulamin, możesz włączyć dodatkową kolumnę w zakładce Uczestnicy:

1

Przejdź do zakładki Uczestnicy.

2

Kliknij Zmień kolumny.

3

Zaznacz opcję Zaakceptowane regulaminy.

Zaakceptowane dokumenty przez uczestników

Na profilach uczestników, w sekcji Regulaminy i zgody, zobaczysz nazwę i treść zaakceptowanej zgody wraz z dołączonym dokumentem, datą akceptacji oraz informacją, czy dokument został zaakceptowany mailowo.