Zgłaszanie nieobecności w kursach indywidualnych

Uczestnik kursu indywidualnego może zgłosić nieobecność przez Panel Klienta na dwa sposoby — zależnie od ustawień szkoły i sposobu rozliczenia kursu.

Prośba o zmianę terminu lekcji

Uczestnik zgłasza nieobecność i jednocześnie przesyła do szkoły prośbę o znalezienie nowego terminu. Możesz wówczas przenieść lekcję w Kalendarzu lub odrzucić prośbę.

Jak aktywować

Przed włączeniem tej opcji upewnij się, że masz aktywną funkcję Zgłaszania i odrabiania nieobecności — znajdziesz ją w Ustawienia → Ogólne → Dodatkowe funkcjonalności.

Przejdź do Ustawienia → Odrabianie nieobecności. Włącz opcję Samodzielnego zgłaszania nieobecności w lekcjach indywidualnych i zaznacz Zgłaszanie nieobecności z prośbą o zmianę terminu lekcji.

Ustawienia z opcją Samodzielnego zgłaszania nieobecności w lekcjach indywidualnych i zaznaczoną opcją Zgłaszania nieobecności z prośbą o zmianę terminu lekcji

Aby uczestnik mógł zobaczyć dostępne terminy, prowadzący musi mieć skonfigurowaną dyspozycyjność. Więcej na ten temat znajdziesz w artykule Dyspozycyjność prowadzących.

Obsługiwanie próśb

Gdy uczestnik zgłasza nieobecność, widzi dostępne wolne terminy prowadzącego. System wyświetla sloty, w których prowadzący nie ma innych zajęć, jest oznaczony jako dostępny i nie obowiązuje przerwa w danym dniu. Uczestnik wybiera konkretny termin i przesyła prośbę.

Gdy prośba wpłynie, otrzymasz powiadomienie, a zgłoszenie pojawi się w zakładce Oczekujące zadania → Prośby o zmianę terminu lekcji.

Widzisz tam, jakiej lekcji dotyczy zgłoszenie, zaproponowany przez uczestnika termin oraz jego komentarz. Przy każdym zgłoszeniu dostępny jest przycisk Działania z dwiema opcjami:

• Potwierdź termin — akceptujesz zaproponowany termin. W razie potrzeby możesz zmienić salę.

• Anuluj z refundacją — odrzucasz prośbę i anulujesz płatność za tę lekcję. Dostępne tylko przy rozliczeniu Cena za zajęcia. Uczestnik otrzymuje powiadomienie mailowe.

Możesz też przenieść lekcję ręcznie bezpośrednio w Kalendarzu — system poinformuje Cię wtedy o prośbie uczestnika i po zapisaniu zmiany automatycznie zamknie zgłoszenie.

Lekcje oczekujące na zmianę terminu są w Kalendarzu oznaczone na szaro ze specjalną ikoną.

Lekcja w kalendarzu oznaczona szarym kolorem ze specjalną ikoną jako oczekująca na zmianę terminu

Limity

Aby ustawić domyślne limity dla prawidłowej prośby o przeniesienie lekcji oraz domyślną ich ilość w kursach indywidualnych, przejdź do zakładki Ustawienia – Odrabianie nieobecności.

W sekcji Zasady zgłaszania nieobecności w lekcjach indywidualnych znajdziesz możliwość ustawienia limitu czasowego dla prawidłowego zgłoszenia.

Jeśli uczestnik zmieści się w tym czasie, prośba zostanie przesłana do szkoły. W przeciwnym wypadku uczestnik zostanie poinformowany, że nie zmieścił się w limicie dla tej lekcji i będzie mógł tylko poinformować o swojej nieobecności w tym dniu.

Ilość domyślnych zgłoszeń będzie natomiast wykorzystywana przy tworzeniu nowych kursów indywidualnych – każdy nowy kurs będzie domyślnie pozwalał na określoną w Ustawieniach ilość próśb o przeniesienie lekcji. Jeśli uczestnik wykorzysta limit zgłoszeń dla danego kursu, otrzyma o tym informację przy kolejnym zgłoszeniu i będzie mógł dla takiego kursu zgłaszać już tylko swoją nieobecność w danym dniu.

Dla każdego kursu indywidualnego można edytować limit zgłoszeń osobno podczas jego tworzenia lub na późniejszym etapie.

Kurs indywidualny z polem edycji limitu próśb o przeniesienie lekcji

Obsługa próśb przez prowadzących

Prośby o zmianę terminu mogą obsługiwać też prowadzący — jeśli nadasz im takie uprawnienie. Przejdź do Ustawienia → Uprawnienia użytkowników → Ustawienia kont Prowadzących i przesuń suwak na Tak.

Ustawienia kont prowadzących z suwakiem włączającym zarządzanie prośbami o zmianę terminu

Po aktywowaniu prowadzący zyskują dostęp do nowej zakładki Prośby o zmianę terminu w swoim panelu. Otrzymają powiadomienie o każdej nowej prośbie i będą mogli zaakceptować ją, przenosząc lekcję na nowy termin w Kalendarzu.

Po podjęciu decyzji uczestnik otrzymuje e-mail i powiadomienie w Panelu Klienta, a Ty dostajesz powiadomienie o akcji prowadzącego w swoim panelu.

Centrum powiadomień w panelu menadżera z powiadomieniem o decyzji prowadzącego

Anulowanie płatności za lekcję

Uczestnik zgłasza nieobecność przez Panel Klienta — jeśli zmieści się w limicie czasowym i nie wyczerpał przysługujących mu zgłoszeń, system automatycznie anuluje płatność za tę lekcję.

Ta opcja działa tylko przy rozliczeniu Cena za zajęcia. Przy innych sposobach rozliczania płatność nie zostanie anulowana.

Jak aktywować

Przejdź do Ustawienia → Odrabianie nieobecności. Włącz opcję Samodzielnego zgłaszania nieobecności w lekcjach indywidualnych i zaznacz Anulowanie opłaty.

Limity czasowe i ilościowe konfiguruje się w tej samej sekcji — Zasady zgłaszania nieobecności w lekcjach indywidualnych.