Zgłaszanie nieobecności w kursach indywidualnych

Uczestnik kursu indywidualnego może zgłosić nieobecność przez Panel Klienta na dwa sposoby — zależnie od ustawień szkoły i sposobu rozliczenia kursu.

Prośba o zmianę terminu lekcji

Uczestnik zgłasza nieobecność i jednocześnie przesyła do szkoły prośbę o znalezienie nowego terminu. Możesz wówczas przenieść lekcję w Kalendarzu lub odrzucić prośbę.

Jak aktywować

Przed włączeniem tej opcji upewnij się, że masz aktywną funkcję Zgłaszania i odrabiania nieobecności — znajdziesz ją w Ustawienia → Ogólne → Dodatkowe funkcjonalności.

Przejdź do Ustawienia → Odrabianie nieobecności. Włącz opcję Samodzielnego zgłaszania nieobecności w lekcjach indywidualnych i zaznacz Zgłaszanie nieobecności z prośbą o zmianę terminu lekcji.

Ustawienia z opcją Samodzielnego zgłaszania nieobecności w lekcjach indywidualnych i zaznaczoną opcją Zgłaszania nieobecności z prośbą o zmianę terminu lekcji

Aby uczestnik mógł zobaczyć dostępne terminy, prowadzący musi mieć skonfigurowaną dyspozycyjność. Więcej na ten temat znajdziesz w artykule Dyspozycyjność prowadzących.

Obsługiwanie próśb

Gdy uczestnik zgłasza nieobecność, widzi dostępne wolne terminy prowadzącego. System wyświetla sloty, w których prowadzący nie ma innych zajęć, jest oznaczony jako dostępny i nie obowiązuje przerwa w danym dniu. Uczestnik wybiera konkretny termin i przesyła prośbę.

Gdy prośba wpłynie, otrzymasz powiadomienie, a zgłoszenie pojawi się w zakładce Oczekujące zadania → Prośby o zmianę terminu lekcji.

Widzisz tam, jakiej lekcji dotyczy zgłoszenie, zaproponowany przez uczestnika termin oraz jego komentarz. Przy każdym zgłoszeniu dostępny jest przycisk Działania z dwiema opcjami:

  • Potwierdź termin — akceptujesz zaproponowany termin. W razie potrzeby możesz zmienić salę.

  • Anuluj z refundacją — odrzucasz prośbę i anulujesz płatność za tę lekcję. Dostępne tylko przy rozliczeniu Cena za zajęcia. Uczestnik otrzymuje powiadomienie mailowe.

Możesz też przenieść lekcję ręcznie bezpośrednio w Kalendarzu — system poinformuje Cię wtedy o prośbie uczestnika i po zapisaniu zmiany automatycznie zamknie zgłoszenie.

Lekcje oczekujące na zmianę terminu są w Kalendarzu oznaczone na szaro ze specjalną ikoną.

Lekcja w kalendarzu oznaczona szarym kolorem ze specjalną ikoną jako oczekująca na zmianę terminu

Limity

Aby ustawić domyślne limity dla prawidłowej prośby o przeniesienie lekcji oraz domyślną ich ilość w kursach indywidualnych, przejdź do zakładki Ustawienia – Odrabianie nieobecności.

W sekcji Zasady zgłaszania nieobecności w lekcjach indywidualnych znajdziesz możliwość ustawienia limitu czasowego dla prawidłowego zgłoszenia.

Jeśli uczestnik zmieści się w tym czasie, prośba zostanie przesłana do szkoły. W przeciwnym wypadku uczestnik zostanie poinformowany, że nie zmieścił się w limicie dla tej lekcji i będzie mógł tylko poinformować o swojej nieobecności w tym dniu.

Ilość domyślnych zgłoszeń będzie natomiast wykorzystywana przy tworzeniu nowych kursów indywidualnych – każdy nowy kurs będzie domyślnie pozwalał na określoną w Ustawieniach ilość próśb o przeniesienie lekcji. Jeśli uczestnik wykorzysta limit zgłoszeń dla danego kursu, otrzyma o tym informację przy kolejnym zgłoszeniu i będzie mógł dla takiego kursu zgłaszać już tylko swoją nieobecność w danym dniu.

Dla każdego kursu indywidualnego można edytować limit zgłoszeń osobno podczas jego tworzenia lub na późniejszym etapie.

Kurs indywidualny z polem edycji limitu próśb o przeniesienie lekcji

Obsługa próśb przez prowadzących

Prośby o zmianę terminu mogą obsługiwać też prowadzący — jeśli nadasz im takie uprawnienie. Przejdź do Ustawienia → Uprawnienia użytkowników → Ustawienia kont Prowadzących i przesuń suwak na Tak.

Ustawienia kont prowadzących z suwakiem włączającym zarządzanie prośbami o zmianę terminu

Po aktywowaniu prowadzący zyskują dostęp do nowej zakładki Prośby o zmianę terminu w swoim panelu. Otrzymają powiadomienie o każdej nowej prośbie i będą mogli zaakceptować ją, przenosząc lekcję na nowy termin w Kalendarzu.

Panel prowadzącego z zakładką próśb o zmianę terminu i listą oczekujących zgłoszeń

Po podjęciu decyzji uczestnik otrzymuje e-mail i powiadomienie w Panelu Klienta, a Ty dostajesz powiadomienie o akcji prowadzącego w swoim panelu.

Centrum powiadomień w panelu menadżera z powiadomieniem o decyzji prowadzącego

Anulowanie płatności za lekcję

Uczestnik zgłasza nieobecność przez Panel Klienta — jeśli zmieści się w limicie czasowym i nie wyczerpał przysługujących mu zgłoszeń, system automatycznie anuluje płatność za tę lekcję.

Jak aktywować

Przejdź do Ustawienia → Odrabianie nieobecności. Włącz opcję Samodzielnego zgłaszania nieobecności w lekcjach indywidualnych i zaznacz Anulowanie opłaty.

Limity czasowe i ilościowe konfiguruje się w tej samej sekcji — Zasady zgłaszania nieobecności w lekcjach indywidualnych.

Ostatnia aktualizacja

Czy to było pomocne?