Zarządzanie zgłaszaniem nieobecności i odrabianiem zajęć

Dzięki ActiveNow możesz w bardzo łatwy sposób zarządzać odrabianiem zajęć przez Twoich klientów.

Jak to działa?

Klienci zgłosić mogą z wyprzedzeniem swoją nieobecność i dostać dzięki temu ‚impuls’ na odrabianie. Jeżeli dasz im taką możliwość to z listy propozycji mogą wybrać kiedy odrobić te zajęcia.

Włączenie funkcji zarządzania odrabianiem

Po rejestracji szkoły w systemie ActiveNow funkcje „zgłoszenia nieobecności” i „odrabiania” zajęć są domyślnie wyłączone.

Aby dać rodzicom możliwość zgłoszenia nieobecności i odrabiania zajęć, należy włączyć tę opcję w Ustawieniach, Ogólnych w sekcji Dodatkowe funkcjonalności. Po uruchomieniu pojawi się nowa zakładka:

Samoobsługa przez panel klienta

W powyższej zakładce możemy włączyć i wyłączyć opcje, czy klient może:

  1. samodzielnie zgłosić swoją nieobecność w zajęciach grupowych
  2. samodzielnie zgłosić swoją nieobecność w zajęciach indywidualnych
  3. samodzielnie zapisać się na odrabianie na inny termin w zajęciach grupowych

Zasady zgłaszania nieobecności

Kolejna sekcja pozwala ustalić główne zasady przy zgłoszeniu nieobecności.

1. Kiedy klient może prawidłowo zgłosić nieobecność?

W tym miejscu możesz określić na ile godzin przed zajęciami klient może zgłosić swoją nieobecność, tak by potem miał możliwość ich odrobienia. Po prawidłowo zgłoszonej nieobecności klient otrzyma “impuls”, który może wykorzystać do zapisu na odrabianie.

2. Ile nieobecności w zajęciach grupowych można odrobić?

Jest to maksymalna liczba zajęć, które klient będzie miał możliwość odrobić. Po zgłoszeniu nieobecności w danej grupie więcej razy niż ustalony limit, kolejne “impulsy” na odrabianie nie zostaną przyznane.

*WAŻNE Limit ten możesz zmienić indywidualnie w każdej z grup! Szczegóły znajdziesz TUTAJ.

Po przejściu w tryb edycji pojawi się okienko, gdzie możesz uzupełnić ilość nieobecności, które klient może odrobić.

Poniżej będzie widoczne pytanie czy zaktualizować ten limit do wszystkich grup, które już zostały wprowadzone do systemu. 

3. Do kiedy można odrobić nieobecność?

Do końca trwania zajęć – Poszczególne “impulsy” są przypisane do konkretnej grupy. Jeżeli Twoi klienci zgłoszą nieobecność na zajęciach, będą mieli możliwość ich odrobienia najpóźniej w dniu zakończenia tych zajęć.

*Jeżeli Twoi klienci odwołają obecność na zajęciach ostatniego dnia tych zajęć – zapisanie się na nowy termin odrabiania nie będzie możliwe. Aby zapisać się na odrabianie w takiej sytuacji klient powinien kontaktować się bezpośrednio z Tobą.

X dni od zgłoszenia nieobecności – „Impulsy” będą ważne przez określoną liczbę dni od daty zgłoszenia nieobecności. Jeżeli Twój klient będzie chciał zapisać się na odrabianie w późniejszym terminie, będzie musiał to ustalić bezpośrednio z Tobą.

4. Samodzielne odwołania wcześniejszego zapisu na odrabianie

W tym miejscu możesz określić czy Twój klient będzie mógł samodzielnie odwołać zapis na odrabianie zajęć w Panelu Klienta.

Funkcja ta działa na zasadzie tradycyjnego zgłoszenia nieobecności – w momencie zgłoszenia nieobecności na odrabianiu u klienta zostaje wykorzystany nowy impuls, a zapis na ponowne odrobienie jest możliwy tylko w przypadku, gdy ma on jeszcze niewykorzystane impulsy.

5. Na jakiej zasadzie odbywa się zapis na odrabianie?

Osoba mająca zgłoszoną nieobecność może zapisać się na odrabianie poprzez panel klienta. W zakładce Odrabianie nieobecności będą dostępne sugerowane terminy.

Klient będzie mógł się zapisać na trwające zajęcia grupowe o jego poziomie zaawansowania, na których są wolne miejsca.

WAŻNE! Wprowadzanie zmian w ustawieniach nie ma wpływu na już istniejące w systemie zajęcia. Jeżeli chcesz wprowadzić zmiany do istniejących zajęć, skontaktuj się ze swoim opiekunem.

#nieobecności #odrabianie #odrabiania #zajęć #zgłaszanie #nieobecność #zarządzanie