Zarządzanie regulaminami
Chcesz uprościć proces akceptacji regulaminów przez klientów, oszczędzając czas i eliminując papierowe formalności?
Dzięki ActiveNow możesz sprawić, że Twoi kursanci będą akceptowali regulamin zajęć, już podczas zapisywania się na kurs.
W tym artykule dowiesz się jak:
- dodać regulamin do systemu,
- podpiąć go pod formularz zapisowy,
- wysłać go uczestnikom do akceptacji drogą mailową.
Dodawanie regulaminu do systemu
Aby dodać regulamin:
- Przejdź do zakładki “Ustawienia” → “Zarządzanie regulaminami”.
- Kliknij “Dodaj plik”.
- W nowym oknie nadaj nazwę dokumentowi i dodaj plik w formacie PDF (maks. 2 MB).
- Na końcu wybierz przycisk “Zapisz zmiany”, a regulamin będzie dostępny w panelu ActiveNow.
Załączanie regulaminu do formularza zapisowego
Z pozycji edycji formularza zapisowego można wybrać wcześniej dodany regulamin lub wgrać zupełnie nowy plik, aby to zrobić:
- Przejdź do zakładki “Ustawienia” → “Zapisy online”
- Wybierz formularz i kliknij “Edytuj”
- Rozwiń sekcję “Jakie zgody lub dokumenty klient ma akceptować przy zapisie?”
- Kliknij przycisk “Dodaj plik” i załącz dokument z komputera lub wybierz regulamin już dodany do systemu
- Zapisz zmiany, a formularz zapisowy zaktualizuje się automatycznie
Uczestnik może pobrać regulamin, klikając treść zgody do akceptacji w formularzu. Otrzyma także plik ze zgodą w załączniku do maila potwierdzającego jego zgłoszenie na zajęcia.
Wysyłanie regulaminu do akceptacji drogą mailową
Zaimportowałeś uczestników z pliku Excel do systemu lub dodajesz kursantów ręcznie? W tym przypadku możesz wysłać im regulamin w wiadomości mailowej, wystarczy że:
- Przejdziesz do zakładki “Uczestnicy”.
- Zaznaczysz osoby, do których chcesz wysłać regulamin.
- Klikniesz przycisk “Działania masowe” → “Wyślij regulamin do zaakceptowania”.
- Wybierzesz dokument do wysyłki lub dodasz nowy.
- System wskaże osoby bez adresu e-mail oraz pominie te, które już zaakceptowały regulamin.
Możesz także dodać dodatkowe informacje, które zostaną umieszczone w sekcji „Dodatkowe informacje” w wiadomości e-mail.
Treść maila jest ustandaryzowana i spełnia wymagania prawne dotyczące akceptacji regulaminu.
Akceptacja regulaminu przez maila
Uczestnik otrzyma wiadomość e-mail z prośbą o akceptację regulaminu, w której będzie załączony dokument jako plik PDF. Dzięki czemu kursant może się z nim zapoznać i pobrać.
Sprawdzanie statusu regulaminów
Po zaakceptowaniu regulaminu przez klienta:
- Otrzymasz powiadomienie w Centrum Powiadomień.
- Informacja o akceptacji pojawi się na profilu uczestnika w zakładce “Zaakceptowane regulaminy”. Dodatkowo kliknięcie nazwy dokumentu pozwoli go pobrać i sprawdzić jego treść.
Uczestnik otrzyma potwierdzenie akceptacji wraz z załączonym plikiem PDF. Może również sprawdzić i pobrać zaakceptowane regulaminy w swoim Panelu Klienta w zakładce “Moje dane”.
Filtrowanie uczestników bez zaakceptowanego regulaminu
Aby łatwo znaleźć uczestników bez zaakceptowanego regulaminu wystarczy, że:
- Przejdziesz do zakładki “Uczestnicy”.
- Klikniesz “Pokaż inne pola”.
- Zaznaczysz “Zaakceptowane regulaminy”.
Nowa kolumna na liście uczestników pokaże zaakceptowane dokumenty w kolejności od najnowszego.