Zarządzanie regulaminami

Poprzez dodanie swojego regulaminu do systemu możesz w łatwy sposób udostępnić go wszystkim uczestnikom. Będzie on widoczny nie tylko przy zapisach, ale będziesz mieć również możliwość wysłania go w osobnej wiadomości do klienta, który został dodany do systemu manualnie.

Dodawanie regulaminu do systemu

Aby dodać regulamin przejdź do zakładki Ustawienia – Zarządzanie regulaminami.

Następnie wybierz przycisk Dodaj regulamin. W nowo otwartym okienku pojawi się możliwość nadania nazwy dla tego konkretnego regulaminu oraz opcja jego dodania w formacie PDF. Rozmiar wgrywanego pliku nie może przekraczać 2 MB. Po zapisaniu tej akcji – regulamin będzie dostępny w Twoim panelu ActiveNow.

Załączanie regulaminu do formularza zapisowego

W zakładce Ustawienia – Zapisy online jest też możliwość załączenia regulaminu. Wybierz interesujący Cię formularz i kliknij w Edytuj. W nowo otwartym okienku rozwiń sekcję Regulaminy.

Jest tam dostępny przycisk Dodaj regulamin, który pozwala na załączenie odpowiedniego dokumentu z Twojego komputera. W wierszu ponad przyciskiem możesz też załączyć regulaminy już dodane do systemu (dostępne w zakładce Zarządzanie regulaminami w Ustawieniach).

Po zapisaniu zmian możesz też wybrać Podgląd formularza, by zweryfikować, czy regulamin został poprawnie dodany.
Uczestnik będzie miał możliwość pobrania regulaminu po kliknięciu treści zgody do akceptacji w formularzu, a także otrzyma plik z regulaminem w załączniku do maila potwierdzającego jego zgłoszenie na zajęcia.

Wysyłanie regulaminu do akceptacji drogą mailową

Poza akceptacją regulaminu już przy samym zapisie, do klienta możesz wysłać odpowiedni dokument do akceptacji przy pomocy wiadomości e-mail.

Aby to zrobić, przejdź do zakładki Uczestnicy i zaznacz osoby, do których chcesz wysłać regulamin (pojedynczo albo przy pomocy przycisku Zaznacz wszystkich). Następnie w prawym górnym rogu listy Uczestnicy wybierz przycisk Działania masoweWyślij regulamin do zaakceptowania.

W okienku, które się otworzy, wybierz odpowiedni dokument do wysyłki (możesz go również na tym etapie wgrać do systemu). Na rozwijanej liście dostępne będą wszystkie dokumenty dodane w zakładce Ustawienia – Zarządzanie regulaminami. Oprócz tego w okienku wysyłki regulaminu sprawdzisz, do kogo zostanie on wysłany – system wskaże również potencjalne osoby z brakującym adresem e-mail oraz nie uwzględni osób, które zaakceptowały już wysyłany plik.

Treść wiadomości wysyłanej do klienta jest niezmienna i spełnia prawne warunki akceptacji regulaminu drogą mailową. Jeśli jednak chcesz dołączyć do wiadomości jakieś informacje (np. że prośba o akceptację wynika ze zmiany regulaminu w określonym zakresie), możesz wpisać je w polu na dole okienka – pojawią się one w sekcji „Dodatkowe informacje” w treści maila.

Klient na maila otrzyma wiadomość, w której zostanie poproszony o akceptację dokumentu – sam dokument dołączony będzie do wiadomości jako plik PDF i klient będzie mógł się z nim zapoznać oraz go pobrać.

Po zaakceptowaniu przez klienta dokumentu otrzymasz w Centrum Powiadomień informację, że klient zaakceptował regulamin drogą mailową. Informację o akceptacji znajdziesz ponadto na profilu klienta w zakładce Zaakceptowane regulaminy. Kliknięcie nazwy dokumentu pozwala go pobrać, aby upewnić się, jaki regulamin został wysłany do klienta. Ponadto klient otrzyma potwierdzenie akceptacji z plikiem w załączniku oraz będzie mógł sprawdzić swoje zaakceptowane regulaminy w Panelu Klienta, w zakładce Moje dane. W tym miejscu również może on pobrać dokumenty, które zaakceptował, po kliknięciu w ich nazwę.

Regulamin do pojedynczego klienta możesz wysłać ponadto bezpośrednio na jego profilu, wybierając opcję Działania na uczestniku – Wyślij regulamin do zaakceptowania.

Aby łatwo zlokalizować klientów bez regulaminu w systemie, na liście Uczestnicy można ujawnić dodatkową kolumnę z informacją o zaakceptowanych regulaminach. W tym celu po przejściu do zakładki Uczestnicy wybierz przycisk Pokaż inne pola w prawym górnym rogu i zaznacz w okienku opcję Zaakceptowane regulaminy. Po potwierdzeniu zmiany, lista uczestników zostanie wzbogacona o dodatkową kolumnę, która pozwoli szybko podejrzeć wszystkie zaakceptowane przez klientów dokumenty – znajdować się tutaj będą nazwy najświeższych zaakceptowanych regulaminów i dokumentów (w kolejności od ostatnio zaakceptowanego).

#regulamin #zapisy #akceptacja #zaakceptować #jak #klient #może #akceptować #zgoda #dokument #wysłać #mail #email #e-mail #wiadomość #do #akceptacji #wysyłka #zaakceptowane #regulaminy #dokumentu #regulaminu