Dzięki ActiveNow możesz w bardzo łatwy sposób zarządzać odrabianiem zajęć przez Twoich klientów.
Jak to działa?
Klienci zgłosić mogą z wyprzedzeniem swoją nieobecność i dostać dzięki temu ‚impuls’ na odrabianie. Jeżeli dasz im taką możliwość to z listy propozycji mogą wybrać kiedy odrobić te lekcje.
Włączenie funkcji zarządzania odrabianiem
Po rejestracji szkoły w systemie ActiveNow funkcje „zgłoszenia nieobecności” i „odrabiania” widnieją jako domyślnie wyłączone.
Aby dać rodzicom możliwość zgłoszenia nieobecności i odrabiania zajęć, należy włączyć tę opcję w Ustawieniach, Ogólnych w sekcji Dodatkowe funkcjonalności.
Po uruchomieniu pojawi się nowa zakładka.
Samoobsługa przez panel klienta
W powyższej zakładce możemy włączyć i wyłączyć opcje, czy klient może:
- samodzielnie zgłosić swoją nieobecność w kursach grupowych
- samodzielnie zgłosić swoją nieobecność w kursach indywidualnych
- samodzielnie zapisać się na odrabianie na inny termin w kursach grupowych
Zasady zgłaszania nieobecności
Kolejna sekcja pozwala ustalić główne zasady przy zgłoszeniu nieobecności.
1. Kiedy klient może prawidłowo zgłosić nieobecność?
W tym miejscu możesz określić na ile godzin przed zajęciami klient może zgłosić swoją nieobecność, tak by potem miał możliwość ich odrobienia. Po prawidłowo zgłoszonej nieobecności klient otrzyma “impuls”, który może wykorzystać do zapisu na odrabianie.
2. Ile nieobecności w kursach grupowych można odrobić?
Jest to maksymalna liczba lekcji, które klient będzie miał możliwość odrobić. Po zgłoszeniu nieobecności w danym kursie więcej razy niż ustalony limit, kolejne “impulsy” na odrabianie nie przyznają się .
*WAŻNE Limit ten możesz zmienić indywidualnie w każdym kursie! Szczegóły znajdziesz TUTAJ.
Po przejściu w tryb edycji pojawi się okienko, gdzie możesz uzupełnić ilość nieobecności, które klient może odrobić.
Poniżej będzie widoczne pytanie: Czy zaktualizować ten limit do wszystkich grup, które już wprowadzono do systemu?
3. Do kiedy można odrobić nieobecność?
Do końca trwania kursu – Poszczególne “impulsy” są przypisane do konkretnego kursu Jeżeli Twoi klienci zgłoszą nieobecność na lekcjach, będą mieli możliwość ich odrobienia najpóźniej w dniu zakończenia tego kursu.
*Jeżeli Twoi klienci odwołają obecność na lekcji ostatniego dnia kursu – zapisanie się na nowy termin odrabiania nie będzie możliwe. Aby zapisać się na odrabianie w takiej sytuacji klient powinien kontaktować się bezpośrednio z Tobą.
X dni od zgłoszenia nieobecności – „Impulsy” będą ważne przez określoną liczbę dni od daty zgłoszenia nieobecności. Jeżeli Twój klient będzie chciał zapisać się na odrabianie w późniejszym terminie, będzie musiał to ustalić bezpośrednio z Tobą.
4. Samodzielne odwołania wcześniejszego zapisu na odrabianie
W tym miejscu możesz określić czy Twój klient będzie mógł samodzielnie odwołać zapis na odrabianie lekcji w Panelu Klienta.
Funkcja ta działa na zasadzie tradycyjnego zgłoszenia nieobecności – w momencie zgłoszenia nieobecności na odrabianiu u klienta zostaje wykorzystany nowy impuls, a zapis na ponowne odrobienie jest możliwy tylko w przypadku, gdy ma on jeszcze niewykorzystane impulsy.
5. Na jakiej zasadzie odbywa się zapis na odrabianie?
Osoba mająca zgłoszoną nieobecność może również zapisać się na odrabianie poprzez panel klienta. W zakładce Odrabianie nieobecności będą dostępne sugerowane terminy.
Klient będzie mógł się zapisać na trwające zajęcia grupowe o jego poziomie zaawansowania, na których są wolne miejsca.
WAŻNE! Dodatkowo, aby była możliwość zapisu na odrabianie do kursu musi być przypisany instruktor. Kurs musi również widnieć jako rozpoczęty.
#nieobecności #odrabianie #odrabiania #zajęć #zgłaszanie #nieobecność #zarządzanie